万件归宗

智慧档案管理(lǐ)信息系统

研发背景

随着電(diàn)子政務(wù)快速发展, 办(bàn)公(gōng)自动化系统、业務(wù)系统普遍应用(yòng),推动電(diàn)子文(wén)件仅以電(diàn)子形式进行归档和管理(lǐ), 即单套管理(lǐ)已成為(wèi)信息化条件下需要迫切解决的社会课题。习近平总书记在《关于加强新(xīn)时代档案工(gōng)作(zuò)的意见》中(zhōng)提出，要“积极推动電(diàn)子文(wén)件单套归档和電(diàn)子档案管理(lǐ)”。新(xīn)档案法第三十七条规定:電(diàn)子档案应当来源可(kě)靠、程序规范、要素合规。電(diàn)子档案与传统载體(tǐ)档案具(jù)有(yǒu)同等效力，可(kě)以以電(diàn)子形式作(zuò)為(wèi)凭证使用(yòng)。

但在实际业務(wù)场景应用(yòng)中(zhōng)，由于业務(wù)的复杂性，電(diàn)子文(wén)件的可(kě)信归档依旧风险较大，传统以纸质(zhì)档案為(wèi)中(zhōng)心，以纸质(zhì)档案数字化為(wèi)辅助的双套制管理(lǐ)模式存在以下弊端：

无法实现来源可(kě)靠

当前，许多(duō)档案形成过程中(zhōng)缺乏電(diàn)子签名(míng)或ca签名(míng)，而且传统的纸质(zhì)文(wén)件和复印件容易受到伪造。这导致了纸质(zhì)档案的来源难以确定和可(kě)信度不高的问题。同时，即便是转化成電(diàn)子形式的文(wén)件，其来源也可(kě)能(néng)不可(kě)靠，因為(wèi)它们通常是基于纸质(zhì)文(wén)件的扫描，中(zhōng)间经手的环节较多(duō)，难以追溯和验证真实性。

缺乏有(yǒu)效监管

電(diàn)子文(wén)件作(zuò)為(wèi)单独个體(tǐ)无法确保上下文(wén)的一致性和关联性，过程缺乏有(yǒu)效管控。以行政审批类业務(wù)中(zhōng)不动产(chǎn)登记业務(wù)為(wèi)例，一般需要经过窗口收件—部门审核—行政审批的流程。在业務(wù)流转过程中(zhōng)，如何保证审批节点的材料真实可(kě)信，由上一级审核确定的数据，直至最终归档，纸质(zhì)档案数字化的照片和业務(wù)系统中(zhōng)生成的word、excel等计算机系统文(wén)件并不是真正意义上“電(diàn)子档案”。

改造成本高，影响在線(xiàn)使用(yòng)

電(diàn)子文(wén)件产(chǎn)生于业務(wù)管理(lǐ)系统，从业務(wù)系统在電(diàn)子文(wén)件产(chǎn)生、流转、归档过程中(zhōng)进行管控花(huā)费成本过高。一方面需要花(huā)费大量人力物(wù)力调整业務(wù)系统的工(gōng)作(zuò)，改造成本巨大；另一方面，改造过程中(zhōng)也会影响在線(xiàn)业務(wù)的使用(yòng)。

存在篡改风险

传统的业務(wù)管理(lǐ)系统通过业務(wù)审批流程和数据库管理(lǐ)電(diàn)子文(wén)档数据，但数据并未封包签章，而数据库也存在被篡改的风险：一是存在黑客攻击等突发情况，二是具(jù)有(yǒu)权限的数据管理(lǐ)员，可(kě)能(néng)私自篡改、删除相关数据，甚至可(kě)能(néng)批量数据造假。

项目概况

激扬工(gōng)作(zuò)者们作(zuò)為(wèi)土地部门一線(xiàn)人员，二十多(duō)年来，吸收全國(guó)档案工(gōng)作(zuò)者的意见和建议，不断推陈出新(xīn)，使得档案管理(lǐ)软件始终能(néng)够历经國(guó)土自然资源、规划自然资源、不动产(chǎn)资源资源，历经部委的不断调整，始终满足工(gōng)作(zuò)需要。

為(wèi)了进一步加强自然资源档案管理(lǐ)软件对不动产(chǎn)登记档案的统一管理(lǐ)，激扬配合江苏省自然资源厅、南京市自然资源局、常熟市自然资源局、江苏省档案局省、市、县三级联网，从2014年至2022年8年时间，终于整理(lǐ)出“复杂信息化条件下不动产(chǎn)统一登记档案全生命周期规范管理(lǐ)研究”方案。该方案获得了國(guó)家档案局2022年优秀科(kē)技(jì )成果奖。

2018年，激扬帮助张家港档案馆，打造数字示范档案馆，获得了“全國(guó)示范数字档室馆”的最高殊荣。其中(zhōng)采用(yòng)该项技(jì )术的项目获得了國(guó)家档案局2022年优秀科(kē)技(jì )成果奖，江苏省档案局2022年优秀科(kē)技(jì )成果奖和江苏省人工(gōng)智能(néng)學(xué)会2022年度优秀产(chǎn)品奖以及优秀技(jì )术奖。

我们依照國(guó)家相关规定，开发了基于區(qū)块链技(jì )术的可(kě)信数字签名(míng)认证服務(wù)，实时上链存证，為(wèi)電(diàn)子档案添加安(ān)全认证，以确保其来源可(kě)靠和完整性不受损；并进一步与交通运输行业密钥管理(lǐ)与证书认证中(zhōng)心沟通，可(kě)以彻底免费、不需要财政补贴，真正“便民(mín)利民(mín)”。

同时团队首创以“分(fēn)步归档、多(duō)级校验、上链存证、全程监管”為(wèi)核心的解决方案，摒弃传统对业務(wù)或档案系统进行改造的方式，推出電(diàn)子文(wén)件存证系统，每当业務(wù)流程启动时即开始跟踪、检查每一个审批环节的所有(yǒu)電(diàn)子文(wén)件，确保每一个环节的呈现的数据和之前环节的数据必须是完整一致的，并依托（水到渠成）工(gōng)作(zuò)流引擎、（星汉灿烂）區(qū)块链技(jì )术、（斗转星移）CA认证技(jì )术為(wèi)電(diàn)子档案的長(cháng)期可(kě)信可(kě)用(yòng)提供可(kě)靠的技(jì )术解决方案。

2022年我们形成了不动产(chǎn)档案单套制效果，而不动产(chǎn)档案占据整个档案的95%以上。同时，我们在张家港完成了不动产(chǎn)档案单套制的示范和试点，获得了國(guó)家档案局科(kē)技(jì )奖励，并且完成了当时的長(cháng)三角示范。

在此基础上，我们向全國(guó)推广激扬单套制模式，从而解决政府每年巨额的档案数字化财政支出。

核心优势

全國(guó)唯一真正实现主动鉴真和全程监管的一體(tǐ)化专业档案系统